Peppol - Vanliga frågor Vad är Peppol-nätverket? OpusCapita svara dig

april 07, 2017

PEPPOL, som står för Pan-European Public Procurement Online, är riktlinjer för elektronisk inköp (e-handel) som skapats av EU och 18 statliga myndigheter.

Med andra ord är PEPPOL en samling specifikationer som gör det möjligt för europeiska företag att på elektronisk väg enkelt hantera alla europeiska uppköpare inom den offentliga sektorn under deras upphandlingsprocess.  PEPPOL är i praktiken ett protokoll som gör det möjligt för offentliga organ och deras leverantörer att utbyta elektroniska upphandlingsdokument över ett nätverk.  Med PEPPOL kan dokument för e-beställningar, e-fakturor, elektroniska kreditnotor och leveransaviseringar (ASN) utbytas. Dessa tekniker automatiserar informationsutbytet över hela försörjningskedjan, vilket minskar kostnader och risker för fel som beror på manuell hantering.

Faqnews

Hur fungerar Peppol?

Du ansluter till PEPPOL med hjälp av accesspunkter (som hanteras av olika accesspunktersleverantörer, till exempel OpusCapita). Du kan tänka att PEPPOL fungerar på ett liknande sätt som e-post; för att skicka och ta emot e-post behöver du internetuppkoppling och åtkomst till en e-postserver. Och för att kunna göra elektroniska upphandlingar med ett offentligt organ behöver du åtkomst till PEPPOL-nätverket.  

Hur fungerar Peppol-accesspunkter?

En accesspunkt fungerar på följande sätt:

  1. Avsändaren av ett elektroniskt dokument (till exempel en e-faktura, en e-beställning eller en e-katalog) skickar dokumentet till en PEPPOL-accesspunkt med hjälp av mekanismer som avtalats med dennes accesspunktsleverantör.
  2. Accesspunkten identifierar tjänsten som behövs (och kan verifiera typen av dokument som skickas) och identifierar också accesspunkten för mottagaren.
  3. Accesspunkten levererar dokumentet till mottagarens accesspunkt.
  4. Och den accesspunkten levererar i sin tur dokumentet till mottagaren.

För OpusCapita-kunder är PEPPOL redan aktiverat i deras befintliga tjänster (sändning av e-faktura, mottagande av e-faktura, B2B-integrering) och de kan använda OpusCapita-accesspunkten för att utbyta dokument med företagspartner som använder andra accesspunktsleverantörer.

Vilka företagsdokument kan OpusCapita hantera via Peppol-nätverket?

PEPPOL delar in sina företagsprocesser i uppsättningar för före och efter tilldelning. Accesspunkter behöver stöd för en eller flera PEPPOL-företagsprocesser efter tilldelning (före tilldelning är valfritt).

Dessa processer anges i dokumenten som kallas för Business Interoperability Specifications (BISs). OpusCapita kan hantera följande dokument:

  • PEPPOL BIS 1A endast katalog
  • PEPPOL BIS 3A endast beställning
  • PEPPOL BIS 4A faktura
  • PEPPOL BIS 5A fakturering
  • PEPPOL BIS 28A beställning
  • PEPPOL BIS 30A leveransråd
  • PEPPOL BIS 36A svar på meddelandenivå

Är OpusCapita-accesspunkten certifierad?

Ja, OpusCapita har en certifierad accesspunkt för både inkommande och utgående dokumentflöden.

Hur identifieras företag i Peppol?

Mottagare och avsändare i PEPPOL identifieras med hjälp av en kombination av ett ISO6523-identifieringsnummer och motsvarande identifieringsvärde. För finska företag ser syntaxen för ett avsändar-id och ett mottagar-id ut så här: 0037:12345678. Så det skiljer sig från det id-nummer för e-fakturor som används lokalt i Finland, vilket hade varit 003712345678.

Om ditt företag tar emot dokument, till exempel fakturor, via Peppol, måste du informera din leverantör om korrekt identifieringsnummer (t.ex. 0037:12345678). Och om du skickar dokument via Peppol måste du känna till företagspartnerns Peppol-id och lägga till ditt eget identifieringsnummer i ditt företagsdokument.

Kan jag utbyta Peppol-dokument internationellt?

Ja. OpusCapita-accesspunkten (AP) är internationell och kan leverera våra dokument till olika länder, oavsett var din företagspartner befinner sig. Det enda villkoret är att företagspartnern också är ansluten till Peppol AP som mottagande företag. Och självklart måste du känna till hans/hennes Peppol-identifieringsnummer.

Peppol-identifieringsnummer är olika i olika länder, på liknande sätt som organisationsidentifieringsnummer, momsnummer och identifieringsnummer för offentliga sektorer är det. Som tur är behöver du bara kunna din företagspartners identifieringsnummer i Peppol, så tar OpusCapita hand om resten.

Hur använder jag Peppol?

För att kunna använda Peppol måste du kontakta din accesspunktsleverantör (för våra kunder innebär det oss).  Om du redan använder vår tjänst för e-fakturor är det enkelt att aktivera PEPPOL.

Vad behöver mina kunder och leverantörer veta om PEPPOL-tjänsterna?

Dina kunder och leverantörer ska känna till att din PEPPOL-accesspunkt  finns och att den kan användas för deras företagsprocesser och att detta gör det möjligt för dem att få åtkomst till eller tillhandahålla elektronisk upphandling inom Europa. Du ska också fråga om dessa företagspartner har några certifierade accesspunkter och vilka typer av företagsdokument de kan hantera.  

Kommer mina kunder att behöva ny programvara för att använda PEPPOL?

Dina leverantörer och kunder måste anpassa sina interna företagsprocesser och tillhörande system för att kunna hantera dataflöden inom PEPPOL. OpusCapita hjälper mer än gärna dina företagspartner att ansluta till sig Peppol-nätverket.

I vilka länder finns Peppol tillgängligt i nuläget?

I nuläget sker en kraftig ökning av antal europeiska länder där Peppol finns tillgängligt och nyligen meddelade Polen att de kommer att börja använda Peppol för hantering av elektronisk upphandling i den offentliga sektorn. Dessutom finns det flera accesspunkter globalt som kan hantera företagsdokumenten, oberoende av var leverantören eller köparen befinner sig.

Följande länder har börjat använda PEPPOL i den offentliga sektorn:

  • Norge
  • Sverige
  • Danmark – DIGST
  • Nederländerna – SimplerInvoicing
  • Storbritannien/Hälso- och sjukvården– NHS
  • Belgien– Fedict
  • Finland
  • Österrike