Digitaliserade processer ger säkerhet och kontroll i ekosystemet

januari 17, 2017

Drivkraften i ett företag är att skapa enkla och pålitliga processer för att köpa tjänster och materiel av leverantörer och sälja de egna tjänsterna och produkterna till företagets kunder.

Det är en renodlad modell. Som bekant tillkommer också att få betalt i tid med bibehållen säkerhet samt utöva kontroll och regelefterlevnad. Det är en utmaning i den allt mer komplexa och kravfyllda verklighet som möter finanschefer och ekonomiavdelningar.

Ett komplett ekosystem som täcker in hela betalningsprocessen vilar på flera ben och förutsätter en hög grad av automatisering med processerna samlade på en plattform.

Regelefterlevnad och kontroll

Förändringshastigheten är hög och kraven på regelefterlevnad och kontroll omfattande. Samtidigt måste företagen hantera sin regelefterlevnad externt och internt genom att följa regler och lagar, samt iakttaga intern regelefterlevnad exempelvis beträffande den egna inköpsprocessen. 

Internationella företag har anpassat sig till att leva i en brokig omgivning med flera olika plattformar och regelverk, krav på ökad säkerhet och CSR - ständigt med risken för bedrägerier hängande över sig. 

Genom att utnyttja den samlande kraften i automatiserade lösningar genom hela ekosystemet av betalningar på en gemensam plattform kan företag öka sin kontroll och effektivitet. Detta gäller inte minst köp indirekta inköp.

En gemensam plattform för indirekta inköp skapar en helhet, transparens och ger konkreta fördelar.

Företagets egen policy kan implementeras i den gemensamma plattformen. Det innebär att företaget skräddarsyr och godkänner vilka leverantörer som läggs in i det indirekta inköpssystemet. Det genererar ett regelverk och garanterar att man till exempel inte indirekt köper in varor som tillverkats i länder som inte följer mänskliga rättigheter. En hörnsten i arbetet med att säkra och kontrollera företagets ekosystem för betalningar.

Momentant sker en automatisk kvalitetssäkring, som förhindrar att medarbetare gör egna inköp av produkter som strider mot företagets policy avseende exempelvis socialt ansvarstagande.

Genom att knyta upp utpekade och godkända leverantörer erhåller företaget bästa priser på produkterna och varorna som köps in.

Säkerhet

Företag som är verksamma inom fakturaintensiva branscher som till exempel bilindustrin och detaljhandeln har tidigt drivit automatiseringen av fakturahanteringen.

Men idag är fakturahanteringen och betalningsströmmarna en utmaning för alla företag oavsett vilken bransch de är verksamma i.

De ökade riskerna för internetbedrägerier och bluffakturor kan ingen CFO längre ignorera. Ingen har råd att prioritera bort hög säkerhet i betalningsprocessen.

I World Economic Forums ranking av de största riskerna som världen står inför placerade sig internetbedrägerier och cyberbrottlighet bland de tio värsta hoten.

Enligt PwCs Global Economic Crime Survey 2016 utsätts en fjärdedel av företagen i Norden för cyberbrottslighet. Det är den näst vanligaste formen av ekonomisk brottslighet efter vanliga bedrägerier och förskingring. De senaste två åren har en tredjedel av alla organisationer utsatts för ekonomisk brottlighet. De manuella betalningarna utgör störst risk.

Kriminella utnyttjar auktoriteten hos CFO eller annan person i ledande ställning för att kringgå organisationens kontrollfunktioner.

Med en No-Po No-Pay policy där man kräver en inköpsorderreferens på fakturan har man ökat säkerheten ytterligare. Detta möjliggör samtidigt en automatisk fakturamatchning, vilket samtidigt övar processeffektiviteten. 

Det är inte ovanligt att organisationer har problem att matcha majoriteten av sina leverantörsfakturor mot beställningen. Det är en verklighet som utmanar CFOn.

Stora kostnader för bolag är idag hänförliga till mindre inköp gjorda av anställda vars utlägg sedan ska godkännas och processas manuellt i bolaget.

I ett automatiserat ekosystem som omfattar företagets hela betalningsflöden för såväl leverantörsreskontran som kundreskontran sker matchningen automatiskt och ett traditionellt problem för ekonomiavdelningen upphör plötsligt att existera.

Övervakning och säkerhet vid betalning

Vid kundbetalningar uppstår andra utmaningar när det gäller säkerheten. Men med ett automatiserat ekosystem för betalningsströmmarna är lösningarna i grund och botten de samma som vid leverantörsbetalningar. 

De företag som automatiserar sia betalningsflöden på en gemensam portal för indirekta inköp och betalningar kan själva skapa sin policy för leverantörer och betalningsrutiner. Därmed säkerställs regelefterlevnaden automatiskt. 

Det blir allt vanligare att utnyttja påminnelser som bedrägerimetod. Dessa upprörande brott riktar sig inte sällan mot äldre privatpersoner och oskyddade företag. En automatiserad inköpsportal larmar automatiskt vid avvikelse eller felaktiga krav. Det innebär att mängden bestridanden minskar dramatiskt, och därmed också företagets kostnader för att gottgöra och ställa till rätta felaktigheter.

Standardisering i Europa och digitaliseringens möjligheter

Vi såg den första vågen med standardisering för betalningar skölja över oss i augusti 2014 när slutligen SEPA (Single Euro Payment Area), för girering och autogiro i eurozonen infördes. Det standardiserade betalningsformatet står idag för två miljarder betalningstransaktioner per månad. 

Den andra vågen och nästa generations betalningsformat PSD2 (Payment Service Directive), är på intågande och något att hålla ett nära öga på. 

Det europeiska samarbetet PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line), är ett samarbete för att standardisera e-fakturering, ordrar och ordersvar. PEPPOL är i första hand framtaget för offentlig förvaltning. Syftet är att garantera en rättvis och öppen tillgång till betalningsmarknaderna och öka konsumentskyddet. Systemet tillåter endast e-fakturering.

I Sverige har Ekonomistyrningsverket föreslagit att den offentliga förvaltningen helt ska gå över till e-fakturering i november 2018. På så vis räknar man med att fram till år 2021 spara 1,7 miljarder svenska kronor. Grannlandet Danmark har redan förbjudit pappersfakturering i offentlig förvaltning och Norge är i färd med att göra det.

Digitaliseringen påverkar alla företag och för samtidigt med sig många konkreta fördelar. Idag finns helt molnbaserade och automatiserade plattformar för indirekta inköp som stöper om företags betalningsprocesser. Plattformarna är uppkopplade mot Svensk Handels katalog som uppdateras dagligen och request for qoute med automatisk filtrering av leverantörer är bara två av fördelarna. 

Samtidigt uttrycker ofta företag en osäkerhet inför hur digitaliseringen påverkar deras affärsmodell. Risken att bli omkörd av konkurrenter och bli fast med gamla system och omoderna affärsmodeller är mest påfallande. 

Många utmaningar återstår, men digitaliserade processer ger säkerhet och kontroll i ekosystemet av betalningar.

Digitaliseringen driver på utvecklingen och skapar stora möjligheter till en effektivare, säkrare och mer kontrollerad betalningsprocess.

Den här artikeln publicerades först i CFOworld december 2016.