Automatiserade inköp sänker kostnader och effektiviserar processerna för ÖBB

Oebb CF027199 EmailDen österrikiska statliga järnvägen ÖBB (Österreichische Bundesbahnen) satte upp det ambitiösa målet att automatisera hela sin inköpsprocess. Ett av huvudsyftena var att etablera ett lättanvänt system där de anställda kunde beställa sina arbets- och skyddskläder.

Som partner för projektet valde ÖBB jCatalog, som är en del av OpusCapita. Nu har de cirka 40 000 medarbetarna (enligt det senaste pressmeddelandet) hos Österrikes största transportsserviceleverantör tillgång till en elektronisk inköpsplattform.

– Vårt mål var att minska byråkratin och förenkla inköpsprocessen för våra anställda. jCatalog har försett oss med rätt medel för att uppnå det målet, säger Anton Bruckner, Catalogy Manager IT, ÖBB-Holding AB.

ÖBB-koncernen ägs av den österrikiska staten. Koncernen har hand om infrastrukturen och driver person- och frakttrafik via tåg och buss över hela landet.

10 000 leverantörer, 650 000 beställningsartiklar

Inköpsavdelningen koordinerar och kontrollerar alla inköpsprocesser och all inköpsverksamhet inom ÖBB-koncernen. Fakta och siffror som visar omfattningen av denna uppgift: leverantörsförvaltningen består av 10 000 leverantörer och 2 500 avtal, och de anställda kan välja bland 650 000 olika beställningsartiklar i mer än 750 produktgrupper.

Den största utmaningen har legat i att presentera och hantera beställningar av de komplicerade och mycket varierande produktgrupperna. Uniformer och skyddskläder finns exempelvis i 30 kategorier, och dessutom i olika storlekar och färger.

ÖBB införde jCatalogs webbaserade onlineproduktkatalog OPC som central portal för alla tillgängliga produkter och tjänster. Med de dynamiska alternativen för sökning, filtrering och sortering i OPC kan de anställda beställa sina uniformer på ett bekvämt sätt när de vill, oavsett om de sitter på kontoret eller använder en mobil enhet.

Övergången från det tidigare pappersbaserade beställningssättet till den förenklade elektroniska processen togs väl emot av de anställda, vilket man snabbt kunde konstatera utifrån den ökade beställningsvolymen via det nya systemet.

Standardiserade och automatiserade processer

Med det nya inköpssystemet går alla avtalsenliga beställningar igenom en kontinuerlig process, och processen för godkännande och signering har standardiserats. Tillstånden är till exempel redan inlagda i systemet så att de anställda bara kan beställa sådana uniformer och skyddskläder som hör ihop med deras arbetsuppgifter och i ett visst antal.

Beställningarna signeras automatiskt och skickas direkt till leverantören. När beställningen är mottagen kan medarbetaren bekräfta med ett enkelt klick. Därefter genereras överföringen och mottagningsbekräftelsen automatiskt i affärssystemet.

För lagerhållna artiklar som beställs ofta och måste skickas snabbt skapas interna fakturor direkt från lagret.

Kontroll av att inköpsreglerna följs

Även inköpsavdelningen har nytta av systemet eftersom de medarbetare som köper något nu har elektronisk tillgång till ett stort antal relevanta dokument, avtal och kataloger. Dessutom finns det en bra överblick över leveransbekräftelser, fakturor och kreditnotor.

– På det här sättet blir det mindre administration och lättare att kontrollera att leverantörerna följer avtalen. Automatiska analyser gör dessutom att vi kan samköra inköpsvolymerna, säger Anton Bruckner.

Enligt Bruckner har de förenklade inköpen i komplicerade produktgrupper sänkt kostnaderna avsevärt. Dessutom har leveranstiderna förkortats. Utifrån informationen i systemet har det gått att identifiera synergier och ordna potentiell samverkan mellan leverantörer och beställningar, vilket har lett till att de interna affärsprocesserna har kunnat optimeras.


Billentis Market Report: Från e-fakturering till bredare digitalisering
Automatiserade inköp sänker kostnader och effektiviserar processerna för ÖBB