SATO bygger en sömlös kedja för purchase-to-pay

Bez Nazwy 1Fastighetsbolaget SATO Corporation har ett klart mål: en förutsägbar och transparent process från inköp till betalning. Dess processutvecklingspartner OpusCapita är ansvarig för SATO´s tjänster för hantering av leverantörsskulder.

”Vi bildade en ny inköpsgrupp och tittade efter effektiva sätt att bearbeta och distribuera inköpsfakturor. Vårt slutgiltiga mål är en automatiserad fakturahantering. Vi kan bara uppnå detta om vi utvecklar processen specifikt utifrån ett inköps- och finanskontrollperspektiv, ” säger Yaron Nadbornik, Head of Purchasing, SATO Corporation.

SATO överförde sina processer för hantering av leverantörsfakturor till OpusCapita sommaren 2014. Paketet innehåller molnbaserade tjänster och system såväl som processutveckling. I början av 2015 började SATO använda ett nytt inköpssystem levererat av en partner till OpusCapita.  

”Vi valde OpusCapita som vår partner eftersom de hade ett omfattande och allsidigt synsätt och snabbt kunde erbjuda system och tjänster som motsvarade våra behov. Jag är nöjd med deras flexibla attityd och deras sätt att arbeta med oss och vilja att få saker gjorda. OpusCapita skräddarsydde sitt tjänstepaket efter våra särskilda behov och tog hänsyn till vad som skulle vara fördelaktigt för oss.”

Beslut vid rätt tidpunkt

SATO Corporation tar emot fakturor från totalt 1800 leverantörer. Fakturor godkänns inte bara av anställda på SATO, utan även av 40 fastighetschefer ansvariga för SATO´s fastigheter på Realia Management.

Flytten av tjänsterna för hantering av leverantörsfakturor till OpusCapita har redan accelererat cirkulationen av inköpsfakturor. Funktionaliteten i den reviderade processen kommer att kompletteras med automatisk avstämning av inköpsorder och inköpsfaktura. Nästa steg är införandet av policyn "ingen inköpsorder, ingen betalning”. Med andra ord kommer bara fakturor som har ett referensnummer från inköpssystemet att godkännas för betalning.

”Detta kommer att strömlinjeforma godkännandeprocessen och minska osäkerheten. Förut behövde upptagna personer spendera tid på att kontrollera om fakturor var legitima. Nu kan de fokusera på innehållet, det vill säga kontrollera om produkten eller tjänsten levererades som det var överenskommet och komma med klagomål om det skulle visa sig vara nödvändigt.”

Enligt Nadbornik fungerar processautomation som ett stöd för att kunna fatta beslut vid rätt tidpunkt. Redan på orderstadiet går det att rättfärdiga och godkänna fakturor för betalning. Det tar bort behovet av att undersöka inköpets lämplighet när inköpsfakturan redan är mottagen. Denna systematiska metod förbättrar även relationerna med leverantörerna. Betalningar blir inte längre försenade så länge fakturor innehåller den information som processen kräver.

Läs om hela fallet här here.

SATO Corporation är ett ledande finskt fastighetsinvesteringsbolag. Det äger mer än 24 000 hyreslägenheter i centrala Helsingfors, Tampere, Turku, Oulu och Jyväskylä i Finland och i St Petersburg i Ryssland. Värdet av SATO´s investeringstillgångar är runt 2,5 miljarder euro. Nettoförsäljningen för SATO Group var 312 miljoner euro året 2014. Gruppen har i snitt 165 anställda.


SATO bygger en sömlös kedja för purchase-to-pay
Allt längre betalningstider en utmaning för nordiska företag
Håll ordning och reda! Anders Borg gav raka besked till OpusCapitas gäster