Outsourcing hjälper sportkedjan XXL fortsätta växa

XxlnewsXXL har etablerat sig som Nordens största sportkedja. I januari 2014 la XXL ut delar av sin redovisningsfunktion till OpusCapitas servicecenter i Vilnius i Litauen. Idag hanteras över 100 000 fakturor från kontoret i Vilnius där ett team på sex personer arbetar exklusivt för XXL.

Det redovisningsarbete som utförs för XXL inkluderar mottagning, hantering och verifiering av fakturor, betalningar , uppföljning och kontakter med leverantörer via mejl och telefon samt manuella betalningar och godkännanden av överföringar. OpusCapita i Vilnius håller också på att ta över hanteringen av klagomål och sköter redan bonusfakturering åt XXL.

Tät och nära uppföljning ger goda resultat    

Förutom redovisningsavdelningen i Vilnius arbetar 15 personer på XXL:s egen redovisnings- och ekonomiavdelning på huvudkontoret i Oslo. På grund av platsbrist behövde XXL tänka nytt då tillväxten krävde fler nya medarbetare. Istället för att anställa fler till huvudkontoret var då outsourcing ett alternativ. Ett viktigt krav var då att den nya lösningen inte fick påverka kvalitet och kompetens negativt. Efter att ha utvärderat ett antal leverantörer valde XXL OpusCapita som sin nya samarbetspartner.

”I dag arbetar vi tätt och nära med våra medarbetare i Vilnius," säger Kristina Fossum, chef för fakturakontroll på XXL.

”För att lyckas med outsourcing av denna funktion är det mycket viktigt att man utarbetar en detaljerad plan med väldigt bra dokumentation om vilka konkreta uppgifter det är man önskar få utförda. De anställda som jobbar med vår redovisning i Vilnius har därför alla genomgått ett två veckor långt utbildningsprogram på vårt kontor i Norge. Det som också har varit viktigt för XXL är att bygga nära och täta relationer med våra medarbetare i Vilnius och att de ska ha ett gott förhållande till vår verksamhet och känna tillhörighet med oss ”, betonar Kristina Fossum.

Kristina Fossum lyfter fram att medarbetarna i Vilnius är högutbildade och behärskar norska språket bra. Alla har minst kandidatexamen och har genomgått sex månaders intensivkurs i norska på motsvarande universitetsnivå.  

”Förutom att behärska norska har medarbetarna i Vilnius med tiden fått god förståelse för våra behov. De har också ingående kunskap om det norska regelverket och kan agera professionellt mot myndigheter i redovisningsärenden. Idag är nästan hälften av alla våra fakturor på norska och runt 15 % av alla våra leverantörer står för totalt 85 % av alla våra fakturor. Därför är det så viktigt att medarbetarna i Vilnius har kunskap om och förståelse för vårt språk och vår kultur,” avslutar Kristina Fossum. 

Utmaningen

  • XXL upplever en period av stark tillväxt och önskade förstärka sin redovisningsfunktion utan att anställa nya medarbetare till kontoret i Oslo. Det viktigaste var att upprätthålla kvalitet och kompetens i redovisningsfunktionen när den blev outsourcad till OpusCapita i Vilnius.

Viktigaste fördelarna

  • Kostnadseffektiv hantering av redovisningsfunktionen
  • Frigör tid till kontroll och analys
  • Ökad flexibilitet i fördelning av arbetsuppgifter
  • Flexibilitet i den fortsatta tillväxten

Nu har OpusCapita alla tjänster för order-to-cash
Outsourcing hjälper sportkedjan XXL fortsätta växa