Driver den andra generationens fakturaworkflow på trenden för outsourcing?

Internationellt är trenden för outsourcing väldigt tydlig. Svenska företag har däremot varit avvaktande och riskerar att halka efter sina utländska konkurrenter. Frågan om outsourcing har helt enkelt inte varit en strategisk fråga för företagsledningar. Införande av andra generationens fakturaworkflow ser det dock ut att kunna leda till mer outsourcing hos svenska företag.

Cdtobias W Opuscapita 318Webb– Idag har de många företag tio till femton år gamla system som behöver bytas ut. Processen för fakturahantering är idag också mogen för outsourcing och det finns idag många alternativ på marknaden som kan erbjuda olika lösningar för olika kundunika behov, säger Tobias Wikström, Solutions Manager på OpusCapita.  

Tydlig internationell trend för outsourcing

Trenden är tydlig. De senaste åren har ett antal undersökningar och rapporter pekat på att outsourcing ökar. Globalisering och ökad konkurrens nämns ofta som de viktigaste drivkrafterna bakom denna utveckling. Precis som inom många andra områden så var det de globala företagskoncernerna som en gång startade trenden vilket numera skapat en mogen marknad där det är enkelt att få hem vinster utan onödiga risker.

– Trots detta är skepsisen i Sverige stor och svenska företag riskerar därför att halka efter sina utländska konkurrenter, varnar Tobias Wikström.

Revolutionen som väntar på nästa steg

Historiskt har Sverige varit tekniskt ledande på många områden. Inte minst gäller det hanteringen av leverantörsfakturor som genomgick en revolution vid millennieskiftet.  Många företag investerade då i system där fakturor digitaliserades och sedan hanterades i processflöden.  

Ekonomiavdelningen fick därmed ökad kontroll över fakturahanteringen samtidigt som processen blev smidigare när användare slapp hantera pappersfakturor. De system som infördes gjorde det även möjligt att konsolidera och automatisera många arbetsuppgifter i leverantörsreskontran.

Vad betydde då denna revolution för svenska företag? I en studie undersöktes svenska företags inställning till att outsourca ekonomifunktionen.

– Vi gjorde studien 2011 och resultatet visade att en klar majoritet hade effektiviserat sina processer för administration av löner och ekonomi. Samtidigt använde en minoritet av företagen regelbundet benchmarking för att vidareutveckla verksamheten, berättar Tobias Wikström.

Många ledare ser inte outsourcing som en strategisk fråga

Hur ser det då ut idag? Har andelen företag ökat som löpande jämför sin ekonomifunktion med andra verksamheters? Tobias Wikströms bestämda uppfattning är att så inte är fallet.

– Varför skulle företag ägna sig åt det? De flesta ledare jag träffar har fokus på andra viktigare frågor som rör företagens strategiska planer. Det gäller oftast hur man ska skapa ökad tillväxt, förändra affärsmodeller, möta nya kundönskemål eller snabbt förändra ett verksamhetsområde som har dålig lönsamhet, understryker Tobias Wikström.

Därför anser Tobias Wikström att frågan om outsourcing blir så paradoxal i Sverige. Vi ligger ju så långt fram i utvecklingen av fakturahantering och leverantörsreskontra och funktionen är oftast väl anpassad för outsourcing. Trots det så har många företag ännu inte tagit steget.

– Förklaringen är nog att företag tidigare har saknat tydliga drivkrafter för att ta detta nästa logiska steg. Därför har Sverige halkat efter många andra länder i utvecklingen, menar Tobias Wikström.

Förändring på gång. Tre områden som leder till ökad outsourcing

Tobias Wikström menar dock att detta nu är på väg att ändras. Det är framförallt på tre områden det kommer att hända saker som gör att svenska bolag snart hinner ifatt sina utländska konkurrenter.

– För det första har de flesta bolag idag system för fakturaworkflow som är tio till femton år gamla. Det är helt enkelt hög tid att byta ut plattformarna. Ska man då bara investera i ny teknik eller snarare tänka nytt och samtidigt minska sina löpande kostnader?

– För det andra så är processen för fakturahantering mogen för outsourcing. Man brukar säga att bolag inte ska outsourca sina problem till andra, men i fallet med system för fakturahantering så är problemen få och processen vanligen välordnad. Här är det alltså lätt att använda outsourcing för att spara pengar och samtidigt själv slippa göra jobbet, understryker Tobias Wikström.  

– För det tredje finns det nu många alternativa lösningar ute på marknaden. Varje kund kan därför alltid hitta det som passar det egna företagets unika behov. För en del passar full outsourcing och för andra outsourcing av vissa funktioner i lokala lösningar (onshoring) eller globala lösningar (offshoring). Nearshoring är en ny form av outsourcing som förenar det bästa av två världar, nämligen närhet och kontroll kombinerat med en tydlig minskning av kostnader, berättar Tobias Wikström.  

Nearshoring bästa lösningen för de flesta företagen i Norden

Nearshoring är den lösning för outsourcing som Tobias Wikström tror passar bäst för de flesta företag i Norden. Han tror också att det blir enklare för företag att välja outsourcing när de får tillgång till andra generationens system för fakturahantering samtidigt som den kvarvarande beställarorganisationen får ökad kontroll över sin ekonomifunktion.

Mycket har ändrats på femton år. Tobias Wikström minns att förr ville många sätta upp lösningar på egen hårdvara och undrade om det verkligen gick att outsourca skanning av pappersfakturor.

– Idag är det ingen som vill köra egen hårdvara eller ifrågasätter att andra kan skanna dina pappersfakturor. Nu vill många företag istället ha allt levererat som en paketerad molnlösning. 

Den stora frågan nu är om det är rätt tidpunkt att ta tag i frågan om outsourcing och börja bygga en plan för leverantörsreskontran. Jag svarar som en gammal kollega en gång gjorde, att det är aldrig rätt tidpunkt samtidigt som det alltid är rätt tidpunkt, avslutar Tobias Wikström med ett leende.


OpusCapita får fullt ansvar för financial management vid Fixuras etablering i Sverige
Det ekonomiska läget kräver effektivare order-to-cash-processer
Driver den andra generationens fakturaworkflow på trenden för outsourcing?