Sex bra anledningar till att satsa på elektroniska inköp nu

13.03.2017

Digital omvandling är det stora samtalsämnet i branschen. Överallt kan vi läsa om den, och budskapet är att företag som ignorerar den är dömda att misslyckas. Låt oss ta en titt på vad som döljer sig bortom hotet om dystra tider i alla dessa påståenden. Att det inte går att undvika digitaliseringen är alldeles sant. Den pågår för fullt och kommer att fortsätta med det. Och det är positivt. Digitaliseringen är inte alls det mörka hotfulla moln som det ibland kan se ut som. Små steg räcker för att hjälpa företagen att skapa en solid grund inför den digitala tidsåldern.

Purchase-to-pay-processen, där elektroniska inköp är en av de huvudsakliga beståndsdelarna, är en av byggstenarna för att skapa en sådan solid grund. Det lönar sig alltid att föra upp e-inköp högst upp på prioriteringslistan för en digital omvandling. Man börjar då med att titta på leverantörsrelationerna, supply chain-digitalisering, automatisering av beställnings- och inköpsprocesser och transparens ifråga om utgifterna.

Läs vidare för att få veta mer om sex skäl som ger dig övertygande business case eller projektförslag till varför du ska driva på digitaliseringen i dina inköpsprocesser.

1. Snabb avkastning på investeringen

Enligt årets undersökning från ProcureCon Europe anser 36 % av inköpscheferna att en omedelbar avkastning på investeringen är avgörande vid beslut om e-inköp. I praktiken ger e-inköp en snabbare avkastning på investeringen jämfört med traditionella metoder som investeringar i modernare maskiner eller mer tillverkningsutrustning. De operativa och ekonomiska effekterna av en digitalisering och automatisering av inköpen leder inte bara till snabbare avskrivning av kostnaderna utan medför också en mycket bättre transparens i hela processen.

2. Påtagliga kostnadsminskningar

Kostnaderna är uppenbart en avgörande faktor vid avkastningsberäkningar, både i ett processperspektiv och när det gäller inköpskostnader. Praktisk erfarenhet visar att en elektronisk inköpslösning leder till betydande kostnadsminskningar redan inom 6–8 månader. Låt oss ta hjälp av siffrorna och se vad den här kostnadsminskningen skulle innebära för ett företag med 200 000 orderprocesser per år. Vi kan räkna med en årlig besparing på fem procent på inköpspriserna till följd av implementering av automatisering och standardisering, och optimerad leverantörshantering baserad på ett katalogsystem. Den tyska branschorganisationen för supply chain-hantering, inköp och logistik – BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.) – uppskattar till och med att den här siffran kan uppgå till 6–8 % (en rapport från Hackett Group 2014 uppger en högsta besparing på 9 %). Med utgångspunkt från dessa uppskattningar och en realistisk täckningsgrad för katalogbaserade produkter och tjänster kan du beräkna hur mycket en pålitlig lösning för e-inköp kan minska ditt företags inköpskostnader.

3. Färre vilda inköp

Lägre inköpspriser gör i sig skillnad men räcker inte för att ge stöd för dina argument för elektroniska inköp. Om du vill väcka chefens intresse kan du använda dig av en term som ursprungligen beskriver en ensamvarg, men som tyvärr också beskriver ett vanligt inköpsbeteende hos anställda: Maverick. Så kallade vilda köp (Maverick buying) är oberoende inköp som utförs av en individ utan hänsyn till organisationens fastställda inköpsprocesser. De vilda köpen medför betydligt högre kostnader eftersom inköpet sker utanför gällande avtal, överenskomna priser och betalningsvillkor. Vilda köp har ofta en koppling till svåra eller långsamma inköpsprocesser eller saknade produkter/tjänster. Oavsett orsaken anser experter att det här beteendet ökar inköpskostnaderna med upp till 15 %. Siffran varierar givetvis mellan olika företag men det är tydligt att det kan röra sig om stora summor. Dessutom finns en risk för rättsliga följder.

Genom att hitta sätt och processer som begränsar andelen vilda inköp kan man spara åtskilliga miljoner. Det är dock viktigt att ha en sak i åtanke: att inte alla inköpsfakturor som saknar inköpsorder räknas som vilda köp. Många kategorier köps in via särskilda inköpskanaler, och experter uppskattar att andelen köp av den här typen i genomsnitt kan uppgå till 40 %.

Företag som lyckas öka andelen kontrollerade inköp märker snabbt effekter som lägre kostnader och ökat mervärde.

Men hur kan du avgöra hur stor andel vilda inköp som sker på ditt företag? Ett sätt att ta reda på det är genom att studera företagets cash-out rate. Cash-out rate anger andelen inköpskostnader som kontrolleras av inköpsavdelningen i förhållande till den totala finansiella volymen på kreditsidan. Återstoden utgörs då av köp via särskilda kanaler samt mer eller mindre kontrollerade inköp, inklusive fritextbeställningar. Ju mer du kan sänka den här andelen med e-inköp, desto mer positivt inställd kommer din vd att bli till ditt e-inköpsinitiativ.

4. Effektivare processer

Snabbare avkastning på gjorda investeringar, lägre inköpspriser, färre vilda köp – redan där har du några argument i din strävan att digitalisera inköpsprocessen. En ytterligare punkt saknas: den effekt e-inköp har på de totala inköpsprocesserna. Låt oss gå tillbaka och titta på vad e-inköp faktiskt innebär. E-inköp är elektronisk framtagning och kontroll av beställningar, och automatiska utbyten av dokument med leverantörerna. Och allt detta sker enligt rutiner för godkännande som styrs av arbetsflödet. E-inköp innebär med andra ord slutet på kostnadsslukande manuella processer. Elektroniska inköp ger enkelt uttryckt ett snabbare, mer transparent inköpssystem och ser till att en fastställd process följs.

Med e-inköp kan du minska processtiden, se till att givna processer följs, göra färre misstag och dra nytta av rabatter och avdrag som i sin tur förbättrar dina relationer med leverantörerna. E-inköp ger även möjlighet att slå samman krav och undvika redundans, vilket kommer att minska antalet leverantörer och göra dina processer enklare, effektivare och bättre. Varenda elektroniskt kontrollerad inköpsprocess ökar mervärdet och med det investeringsavkastningen för varenda dag, varje beställning och krona för krona. Och inte nog med det, elektroniska resurser minskar inköpsavdelningens arbetsbörda så att de i stället kan engagera sig i uppgifter med ett högre mervärde, som till exempel taktiska inköp. Och här sluter vi cirkeln, eftersom det här ger ytterligare resurser att fortsätta optimeringen med förhandlingar om lägre inköpspriser och förbättrar inköpsavdelningens produktivitet.

Hur kan du då underbygga det här med siffror? Återigen förser tyska BME oss med värdefull information. En undersökning från organisationen visar att implementering av en e-inköpslösning med ett katalogsystem kommer att sänka inköpsavdelningens processkostnader med i genomsnitt 30 %. Men för att utnyttja den här potentialen krävs mod och att man är beredd att avvika från inkörda mönster och ta till vara på nya teknologier, metoder och rutiner. Utan vilja att göra detta riskerar även det mest rimliga business case eller projektförslag att misslyckas. Om du vill behålla gamla strukturer och processer och bara använda dig av ny teknologi kommer du med andra ord att misslyckas.

5. Förbättrad kontroll och efterlevnad

En annan fördel med elektroniska inköp är de förbättrade möjligheterna till övervakning och uppfyllande av efterlevnad. Jämfört med pappersbaserade inköpsprocesser ger digitalisering och automatisering både snabbare och mer transparenta processer. Du kan därmed bevaka inköpskostnaderna praktiskt tagit i realtid. Utöver det kan avancerade inköpslösningar anpassas till ditt företags specifika regler och riktlinjer för inköp. Varken du eller företagets controller behöver därför oroa er för efterlevnaden.

6. Lika enkelt som Amazon

Sist men inte minst har vi faktorn ”enkelt och bekvämt” som är viktig att komma ihåg när man överväger tanken på att ta steget mot en elektronisk inköpslösning. Med e-inköp öppnas möjligheten att skapa en inköpsmiljö där alla på företaget, med behörighet, kan köpa in alla produkter de behöver från företagets listade avtalspartner. Det här sker på samma enkla sätt som vi redan är vana vid från Amazon, Ebay och liknande aktörer. Även om lösningarna som speglar ”Amazoniseringen” av elektroniska inköp i B2B-sektorn redan finns har tyska företag fortfarande långt kvar innan de har digitaliserat sina inköpsmiljöer. I det här avseendet kan dock OpusCapita ses som en trendsättare.

Sammanfattning:

Om du vill hitta ett business case för att investera i en e-inköpslösning kommer du garanterat att hitta ett, bara du letar. Ovannämnda sex områden är bra ställen att börja på, men det finns fler. Olika typer av verksamheter i olika branscher kommer att ha egna utmaningar och mål – och det här bör du förstås ta hänsyn till i ditt eget business case.

Känn inte att du måste göra allt jobb själv. Samarbeta med någon som vet exakt vilken resa som väntar dig. Samarbeta med oss. OpusCapita har över 8 000 kunder och har (närmast regelmässigt) byggt upp ett business case med var och en av dessa för att ge en god grund inför det slutgiltiga investeringsbeslutet. Det här är vad vi jobbar med. Vi är bra på det och ser fram emot att prata mer. Du hittar oss på www.opuscapita.com